Le innovazioni tecnologiche che riguardano le comunicazioni stanno stravolgendo il mondo.
La velocità del cambiamento è tale da imporre alle aziende una prassi inaspettata almeno fino a 10 anni fa: ristrutturare l’ufficio per star dietro alle nuove esigenze dei moderni lavoratori.
ABW significa Activity Based Working (lavoro basato sulle attività), è una tendenza di ricollocazione degli spazi ufficio in seguito ai processi di digitalizzazione che stanno rendendo le aziende sempre più paperless.
I flussi delle informazioni cambiano e con essi aumenta la necessità di interconnessione fisica e virtuale tra le persone. Ma come siamo arrivati ad aver bisogno di uno space office così diverso dai cubicoli in cui la virtù più importante, per fare un buon lavoro, era la concentrazione?
Le moderne parole d’ordine sono produttività e creatività. Mentre in passato le si intendevano come caratteristiche legate alla sfera individuale, oggi si parla di intelligenza collettiva. Probabilmente per arrivare a strutturare l’ufficio secondo l’ABW abbiamo dovuto pagare lo scotto dell’ufficio senza pareti, eppure le premesse erano importanti.
produttività e creatività: mentre in passato le si intendevano come caratteristiche legate alla sfera individuale, oggi si parla di intelligenza collettiva
Dall’Open Space all’ABW per un buon motivo
L’ufficio a pianta aperta, più noto col termine Open Space, nel tempo ha subito molte critiche a causa delle ricadute in termini di mancanza di Privacy sul posto di lavoro. E’ esploso a partire dagli anni ’90, grazie soprattutto ai Big di Internet che l’hanno promosso come la soluzione innovativa per eccellenza in tema di organizzazione del lavoro d’ufficio.
I presupposti sono certamente stati rivoluzionari rispetto all’idea pregressa secondo la quale ognuno doveva avere un proprio ufficio circondato dalle pareti, l’open space risponde all’esigenza di:
• favorire la collaborazione;
• promuovere la cultura di squadra;
• permettere di apprendere in tempi più rapidi grazie alla circolazione delle informazioni e delle idee.
Gli studi che hanno messo in dubbio questi presunti vantaggi sono numerosi e ne abbiamo già parlato in questo articolo che ti suggerisco di leggere: “Il nuovo Paradigma: Agilità e Flessibilità”.
Il punto debole non è solo la mancanza di privacy ma persino la diminuzione delle iterazioni tra colleghi a causa della necessità di stabilire dei confini fisiologici e connaturati con la nostra specie.
Il concetto rivoluzionario è che il lavoro non ha a che fare con la scrivania fisica ma è semplicemente ciò che si fa e come lo si fa.
Il concetto rivoluzionario è che il lavoro non ha a che fare con la scrivania fisica ma è semplicemente ciò che si fa e come lo si fa. Dove lavorare diventa una “second option” legata all’attività specifica da svolgere.
E’ l’onda culturale che ci ha portato allo smart working e all’uso di nuove tecnologie di Office Automation che rendono la presenza fisica sempre più un dettaglio nel processo di collaborazione e condivisione.
Qual è il buon motivo per cui oggi l’ABW è ciò che serve all’azienda per migliorare la sua performance? E’ il concetto moderno di collaborazione.
La collaborazione ha bisogno di tappe specifiche, si pensa alle soluzioni da soli o in coppia, poi le si condividono in gruppo per generare lo sviluppo.
Il processo può alternare momenti di concentrazione ad altri di condivisione. Tanto maggiore è l’impegno della collaborazione tanto più urgente sarà il bisogno di raccogliere e fissare le idee da soli, per rigenerarsi.
L’ABW cerca questo punto di equilibrio attraverso lo studio delle attività e dei flussi lavorativi.
Il ruolo della Privacy oggi ha assunto un significato diverso
Quando si parla di privacy sul luogo di lavoro si fa riferimento a dimensioni fisiche come:
• l’acustica (il rumore intrusivo e disturbante);
• la visibilità (dovuta all’assenza di pareti);
• la territorialità (l’esigenza di difendere il proprio spazio).
Valgono ancora i vecchi criteri con i quali si definiva la privacy in ufficio?
Proprio no e il motivo riguarda la disponibilità e l’accesso alle informazioni che tutti hanno o possono avere su di noi. Siamo reperibili ovunque e praticamente sempre, qualsiasi attività che svolgiamo è monitorata dai social e dalle condivisioni, la sensazione di vulnerabilità è molto elevata.
Le stesse percezioni di fronte alle distrazioni mutano da persona a persona e nel tempo anche breve di una sola giornata. Ho bisogno di controllare l’attenzione escludendo il mondo esterno completamente per evitare il sopraggiungere di pensieri non pertinenti all’attività in corso. In pratica chiedo di avere il controllo sull’ambiente che mi circonda.
Controllare le fatture, redigere un bilancio, scrivere una presentazione, richiedono focalizzazione.
L’attenzione ha bisogno di stimoli rigeneranti
In altre circostanze le interruzioni possono essere accolte e talvolta desiderate, come la musica di sottofondo, o la lettura di una mail in arrivo. In questi casi si dice che l’attenzione ha bisogno di stimoli rigeneranti.
La pausa è invece la necessità di ricaricare le batterie che può avvenire in un ambiente social oppure all’opposto, in un luogo di relax. Sono le preferenze personali a guidare il tipo di pausa.
Era inevitabile che l’organizzazione dello spazio non rimanesse la stessa. Un ambiente di lavoro ideale prende in considerazione queste diversità e le organizza, così nasce e si afferma la progettazione basata sull’ABW.
